Business Process Management

BPM-Projekte erfolgreich planen

Galerie Großbild Unstrukturierte Abläufe bieten meist großes Optimierungspotenzial.

BPM ist vor allem ein betriebswirtschaftlich motiviertes Thema. Daher sollten nicht nur der IT-Leiter, sondern auch die Geschäftsführung und alle Mitarbeiter, die in die zu optimierenden Arbeitsabläufe integriert sind, von Anfang an in entsprechende (IT-)Projekte eingebunden werden. Enterprise Application Integration (EAI) und SOA sind nicht Selbstzweck, sondern stellen die technischen Voraussetzungen für ein umfassendes Business Process Management dar.

In der Theorie ist das bekannt. Aber in der Praxis wird Software-Optimierung oft nach rein technologischen oder funktionalen Aspekten vorgenommen. Entkoppelt von der Workflow-Ebene, werden Abteilung für Abteilung zwar Prozessbrüche reduziert.

Die jeweiligen Wertschöpfungsketten, die quer zu den einzelnen Units verlaufen, bleiben jedoch unberücksichtigt. Hier sollten Unternehmen umlernen, damit horizontales Prozessdenken allmählich an die Stelle von vertikalem Funktionsdenken tritt.

Häufig sind sich Unternehmen aber nicht einmal aller Arbeitsabläufe bewusst. Ein BPM-Projekt sollte also damit beginnen, erfolgskritische Prozesse zu identifizieren und Benchmarks einzuführen, in welcher Zeit oder mit welcher Fehlertoleranz sie abgewickelt werden müssen.

Eine Bestandsaufnahme und Analyse des Ist-Zustandes anhand definierter Kennzahlen (KPI) ist idealerweise der erste Schritt. Dann wird meist sehr schnell klar, wo die zu beseitigenden Probleme innerhalb eines Unternehmens liegen.

Wichtig ist hierbei, sich mit der Belegschaft vor Ort zu unterhalten und sich detailliert über Arbeitsabläufe und -hemmnisse zu informieren. Dieses Feedback ist entscheidend: Denn Friktionen zeigen sich in erster Linie in der Praxis. Und es sind die Angestellten, die neue Software-Lösungen akzeptieren und in ihren Arbeitsalltag einbeziehen müssen. Zumal ein nicht zu unterschätzender Nutzen umfassender BPM-Projekte gerade in der Verwendung von Aufgabenlisten für Mitarbeiter besteht.

BPM ist nie ausschließlich unter technischen oder statistisch-betriebswirtschaftlichen Aspekten zu betrachten, sondern untrennbar mit dem Personalmanagement verbunden. Daher sollten Stress-, Regressions-, Integrations- sowie Akzeptanztests die Implementierung neuer Anwendungen abschließen.

Auf diese Weise kann ausgeschlossen werden, dass die tatsächlichen (technischen) Möglichkeiten durch Fehlbedienungen oder Widerstand seitens der Belegschaft nicht ausreichend genutzt werden.

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Technologie allein reicht nicht ...

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